Grupy danych to prosty sposób kategoryzowania pól, które zmieniają swoją wartość w treści dokumentu. To, czego dotyczy grupa danych, zależy od Ciebie i szablonu, który tworzysz.
Przykład? Tworzysz umowę o pracę dla różnych pracowników. W treści tych umów zmieniają się zawsze tylko dane osobowe, nazwa stanowiska oraz wysokość zarobków. W związku z tym, aby nie tworzyć za każdym razem umowy od nowa, możesz zdefiniować szablon umowy o pracę, w którym wspomniane dane będą zmiennymi.
Dzięki temu, za każdym razem, gdy będziesz przygotowywać umowę o pracę korzystasz z jednego szablonu i w prosty sposób podmieniasz dane, a w kolejnym wysyłasz umowę do odbiorcy.
Jak to działa?
- Z menu głównego wybierz pozycję "Szablony".
- Kliknij "Dodaj nowy szablon".
- Po prawej stronie kliknij w przycisk "Nowa grupa".
- Następnie dodaj nazwę grupy, np. Dane osobowe. Określ, czy dane te będą dotyczyć Ciebie czy innych osób, a także zdecyduj czy dane te będziesz wpisywać ręcznie czy z książki adresowej. Jeżeli wszystkie ustawienia się zgadzają kliknij "Dodaj grupę".
- Następnie kliknij "Nowe pole" i wprowadź jego nazwę. W przypadku danych osobowych może być to np. nazwisko i imię.
- Kliknij "+" obok wprowadzonych pól albo przeciągnij je kursorem myszki w odpowiednie miejsce dokumentu. Jeżeli chcesz je wypełnić kliknij na nie i wypełnij pole, które się pojawiło. Jeżeli chcesz zachować ten szablon i grupę danych kliknij "Zapisz".
Pamiętaj! Grupa danych zawsze przypisana jest do danego szablonu.