Czym są szablony procesów?
Szablony procesów to zapisane wzorce konfiguracji wysyłki dokumentów. Umożliwiają zdefiniowanie odbiorców, kolejności akceptacji, etykiet oraz innych ustawień w jednym miejscu. Dzięki temu, zamiast konfigurować każdy proces od nowa, użytkownik wybiera istniejący szablon, dodaje dokument i uruchamia wysyłkę w kilku krokach.
Szablony procesów skracają czas potrzebny na przygotowanie wysyłki, zmniejszają ryzyko pomyłek przy ręcznej konfiguracji, a także zapewniają spójność procesów w całej organizacji.
Szablony procesów sprawdzą się m.in. w:
- działach HR – np. przy wysyłce umów, aneksów czy NDA,
- zespołach sprzedażowych i operacyjnych – np. przy formularzach zamówień,
- działach prawnych – przy różnych typach dokumentów wymagających powtarzalnej procedury,
- firmach wysyłających wiele dokumentów.
Jak skorzystać z szablonów procesów?
- Zaloguj się na swoje konto na platformie Autenti.
- Przejdź do zakładki szablony procesów.
- Kliknij w przycisk “ Utwórz szablon”.
- Uzupełnij wymagane dane - informacje o szablonie, a także wybierz rodzaj dostępu do szablonu i przejdź do ustawień procesu.
- Jeśli wymaga tego Twój proces dodaj dokument ze swojego urządzenia i wybierz, w jaki sposób wizualnie ma być zaprezentowany podpis na dokumencie.
- Następnie dodaj odbiorców dokumentu, a także ustaw kolejność posypywania.
- W ostatnim kroku wybierz język procesu, oznaczenie etykietami (np. HR, sprzedaż) oraz czas wygaśnięcia dokumentu (po tym czasie nie będzie możliwe już jego posiadanie).
Gotowe szablon utworzony!
Przykład zastosowania
Specjalista HR, zamiast konfigurować osobno wysyłkę każdego NDA, korzysta z jednego szablonu. Dzięki temu proces jest powtarzalny i mniej podatny na błędy. Podobnie zespół sprzedaży może wykorzystywać szablon dla formularzy zamówień, co przyspiesza i ujednolica ich wysyłkę.