Tato funkcionalita je dostupná pro nové účty PRO a účty PREMIUM. Funguje podobně jako globální štítek a nahrazuje jej.
Uděluje vybraným uživatelům v rámci účtu organizace pohodlný přístup ke všem dokumentům celé organizace, které jsou touto organizací odesílány. Mechanismus zjednodušuje správu a kontrolu podepisovaných dokumentů.
Super správce, který má účet PRO nebo vyšší, vidí v nastaveních „Můj účet“ záložku „Přístup k dokumentům“. Po kliknutí na tuto záložku může přidat uživatele, kteří s ohledem na svoji pozici ve společnosti mohou nebo musejí mít náhled do všech dokumentů, které jeho společnost odesílá na platformě Autenti. Super správce může udělit přístup pouze takovému uživateli, který má aktivní účet PRO nebo vyšší.
Příklad použití:
-
Super správce se přihlašuje k účtu Autenti a vybírá si v menu sekci „Přístup k dokumentům“;
- dále podle názvu nebo e-mailové adresy (např. petr.svoboda@example.com) vybírá osobu, které udělí přístup ke všem dokumentům firmy;
- petr.svoboda@example.com, který je uživatelem účtu PRO (nebo PREMIUM), se přihlašuje na Autenti. V levém menu platformy vidí záložku „Sdílené dokumenty“. Otevírá ji, aby se podíval na seznam všech dokumentů odeslaných v rámci jeho organizace (také zpětně). Tento uživatel může v tomto okamžiku provádět s dokumentem následující operace: prohlédnout si jej, stáhnout jej, vyřadit jej z oběhu nebo odeslat vybraným osobám připomenutí o nutnosti podepsat jej.
Přístup k dokumentům celé společnosti lze kdykoli zrušit. V tomto případě zůstane uživateli v rámci firemního účtu přístup pouze k jeho dokumentům.
Oprávnění k této funkcionalitě může udělit každý super správce s účtem PRO nebo PREMIUM. Osoba, které je přístup udělován, musí mít také účet PRO nebo PREMIUM.
Přístup k dokumentům lze kdykoli zrušit.
Po udělení přístupu se daná osoba stává moderátorem všech dokumentů ve společnosti, což znamená, že může tyto dokumenty prohlížet, vyřazovat, připomínat o nich a stahovat je.