Funkcjonalność ta jest dostępna dla kont PREMIUM. Działa w podobny sposób jak etykieta globalna i ją zastępuje.
Dostęp do dokumentów całej organizacji daje wybranym w ramach konta organizacji użytkownikom, wygodny dostęp do wszystkich dokumentów nadawanych przez tę organizację. Mechanizm ułatwia nadzór i kontrolę nad podpisywanymi dokumentami.
Super Administrator posiadający konto PREMIUM, w ustawieniach „Moje konto” widzi zakładkę “Dostęp do dokumentów”. Po kliknięciu w nią może dodać użytkowników, którzy z racji pełnionej roli, mogą lub powinni mieć wgląd we wszystkie dokumenty nadawane przez jego firmę na platformie Autenti. Super Administrator może nadać dostęp tylko temu użytkownikowi, który ma aktywne konto PREMIUM.
Przykład użycia:
- Super Administrator loguje się na konto w Autenti i wywołuje z menu sekcję “Dostęp do dokumentów”;
- dalej wskazuje po nazwie lub adresie e-mail (np. jan.kowalski@nazwafirmy.pl) osobę, której nada dostęp do wszystkich dokumentów firmy;
- jan.kowalski@nazwafirmy.pl, który jest użytkownikiem konta Premium, loguje się do Autenti. W lewym menu platformy widzi zakładkę “Dokumenty współdzielone”. Przechodzi do niej, aby zobaczyć listę wszystkich dokumentów nadanych w ramach jego organizacji (również wstecz). Ten użytkownik może dokonać teraz operacji na dokumencie: zobaczyć go, pobrać, wycofać z obiegu oraz wysłać przypomnienie o konieczności podpisania dokumentu wybranym osobom.
Wycofanie dostępu do dokumentów całej firmy jest możliwe w każdym momencie. W takim przypadku użytkownik zostanie z dostępem wyłącznie do swoich dokumentów w ramach konta firmowego.
Uprawnienia do tej funkcjonalności nadaje każdy Super Administrator z kontem Premium. Osoba, której nadaje dostęp również musi mieć Premium.
Dostęp do dokumentów w każdej chwili można wycofać.
Gdy dostęp zostanie nadany, dana osoba stanie się moderatorem wszystkich dokumentów w organizacji; czyli może widzieć, wycofać, przypomnieć i pobrać dokumenty.