Diese Funktion ist für neue PRO- und PREMIUM-Konten verfügbar. Sie funktioniert ähnlich wie das globale Label und ersetzt es.
Der Zugriff auf die Dokumente der gesamten Organisation ermöglicht ausgewählten Benutzern innerhalb des Kontos der Organisation einen bequemen Zugriff auf alle von der Organisation verschickten Dokumente. Der Mechanismus erleichtert die Überwachung und Kontrolle von signierten Dokumenten.
Ein Superadministrator mit mindestens einem PRO-Konto kann die Registerkarte „Zugriff auf Dokumente“ in den Einstellungen „Mein Konto“ sehen. Nach dem Anklicken dieser Registerkarte kann er Benutzer hinzufügen, die aufgrund ihrer Rolle den Zugriff auf alle Dokumente haben können oder sollen, welche die Firma des Superadministrators auf der Autenti-Plattform versendet. Der Superadministrator kann nur einem Benutzer mit einem aktiven PRO-Konto oder höher einen derartigen Zugriff gewähren.
Anwendungsbeispiel:
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Der Superadministrator loggt sich in sein Autenti-Konto ein und ruft im Menü die Sektion „Zugriff auf Dokumente“ auf.
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Danach gibt er mit Namen oder E-Mail-Adresse (z.B. max.mustermann@firmenname.de) die Person an, der er den Zugriff auf alle Firmendokumente gewähren wird.
- Die Person mit der E-Mail-Adresse max.mustermann@firmenname.de, die ein PRO-Konto (oder ein Premium-Konto) hat, loggt sich bei Autenti ein. Im linken Menü der Plattform findet sie die Registerkarte „Gemeinsam genutzte Dokumente“. Sie klickt darauf, um die Liste aller Dokumente zu sehen, die in ihrer Organisation versandt wurden (auch rückwärtig). Dieser Benutzer kann nun folgende Tätigkeiten am Dokument durchführen: einsehen, herunterladen, aus dem Umlauf zurückziehen und ausgewählten Personen eine Erinnerung über die ausstehende Signierung des Dokuments schicken.
Der Entzug des Zugriffs auf alle Firmendokumente ist jederzeit möglich. In diesem Fall hat der Benutzer nur noch Zugriff auf seine Dokumente innerhalb des Firmenkontos.
Die Berechtigungen für diese Funktionalität werden von jedem Superadministrator mit einem PRO- oder Premium-Konto gewährt. Die Person, der dieser Zugriff gewährt wird, muss ebenfalls ein PRO- oder Premium-Konto haben.
Der Zugriff auf diese Dokumente kann jederzeit widerrufen werden.
Sobald der Zugriff gewährt ist, wird die jeweilige Person zum Moderator aller Dokumente in der Organisation, d.h. sie kann Dokumente einsehen, zurückziehen, herunterladen und sie betreffende Erinnerungen versenden.