Šablona zprávy je zpráva, kterou lze použít při odesílání dokumentu. Šablona zprávy usnadňuje a urychluje odesílání dokumentu odesílateli, který v rámci daného procesu často odesílá stejné dokumenty různým osobám.
To znamená, že odesílatel nemusí pokaždé tvořit samostatnou e-mailovou zprávu, ve které vysvětluje, jaký dokument posílá a co s ním má příjemce udělat, ale použije předem připravenou šablonu zprávy.
Kdo a kde může tvořit šablonu zprávy?
Super správce, který má účet PRO, ji může vytvořit, když vybere z rozbalovacího seznamu záložku „Můj účet“.
Následně klikne v levém spodním rohu na „Šablony zpráv“.
Formátování šablony zprávy
Pokud chcete zahájit tvorbu a formátování šablony zpráv, musíte kliknout na tlačítko „Vytvořit novou šablonu“.
Každá šablona musí mít název a obsah. Volitelně může mít také štítek.
K dispozici jsou následující možnosti formátování:
- bodování
-
tučné písmo
- kurziva
-
podtržení
Odstranění šablony zprávy
Pokud chcete odstranit šablonu zprávy:
1. Vyberte šablonu zprávy, kterou chcete odstranit, a následně klikněte na ikonu koše.
2. Potvrďte svůj požadavek kliknutím na červené tlačítko „Odstranit šablonu“.
Pokud šablonu zprávy odstraníte, zmizí tato šablona ze seznamu šablon, ale nezmizí z pracovní verze dokumentu, pokud jste tuto šablonu použili před jejím odstraněním.
Označení šablony zprávy štítkem
Pokud chcete, aby danou šablonu viděla pouze konkrétní skupina uživatelů, můžete tuto šablonu zprávy označit štítkem. Např. pokud chcete, aby daná šablona byla používaná pouze v určitém obchodním procesu.
Za tímto účelem stačí při tvorbě šablony zvolit štítek, kterým má být šablona označena.
Pokud odstraníte štítek, kterým je označena šablona, bude tato šablona dostupná pro všechny v organizaci.
Odeslání dokumentu k podepsání s použitím šablony zprávy
Pro použití šablony zprávy při odeslání dokumentu k podepsání, vyberte ze seznamu zvolenou šablonu. Příjemce automaticky obdrží e-mailovou zprávu o dokumentu, který čeká na podepsání.
