Eine Nachrichtenvorlage ist eine Nachricht, die beim Versenden eines Dokuments verwendet werden kann. Sie erleichtert und beschleunigt die Versendung eines Dokuments durch den Absender, der oft die gleichen Dokumente an verschiedene Personen im Rahmen eines bestimmten Prozesses zu versenden hat.
Das bedeutet, dass der Absender nicht jedes Mal eine separate E-Mail verfassen muss, in der er erläutert, welches Dokument er versendet und was der Empfänger damit tun soll. Stattdessen verwendet er eine vorgefertigte Nachrichtenvorlage.
Wer kann eine Nachrichtenvorlage erstellen und wo kann er das tun?
Ein Superadministrator mit einem PRO-Konto kann eine solche Nachrichtenvorlage erstellen, indem er die Registerkarte „Mein Konto“ aus der Dropdown-Liste auswählt.
Danach muss er auf „Nachrichtenvorlagen“ in der unteren linken Ecke klicken.
Formatieren einer Nachrichtenvorlage
Um die Erstellung und Formatierung einer Nachrichtenvorlage zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Vorlage erstellen“.
Jede Vorlage muss einen Titel und Inhalt haben. Optional kann sie auch ein Label haben.
Die verfügbaren Formatierungsoptionen sind:
-
Aufzählungszeichen
- Fettdruck
-
Kursiv
-
Unterstreichen
Löschen einer Nachrichtenvorlage
Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie die Nachrichtenvorlage aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf das Papierkorbsymbol.
2. Bestätigen Sie Ihre Anfrage, indem Sie auf die rote Schaltfläche „Vorlage löschen“ klicken.
Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage löschen, wird sie aus der Liste der Vorlagen entfernt. Sie wird jedoch nicht aus dem Entwurf des Dokuments entfernt, wenn Sie vor dem Löschen der Vorlage verwendet haben.
Kennzeichnung der Nachrichtenvorlage mit einem Label
Wir können die Nachrichtenvorlage mit einem Label kennzeichnen, wenn wir wollen, dass nur eine bestimmte Personengruppe die Vorlage einsehen kann. Wir wollen z.B., dass eine bestimmte Vorlage nur für einen bestimmten Geschäftsprozess verwendet wird.
Dazu müssen Sie bei der Erstellung der Vorlage lediglich das Label auswählen, mit dem die Vorlage gekennzeichnet werden soll.
Wenn wir das Label entfernen, mit dem die Vorlage gekennzeichnet ist, wird sie für alle Personen in der Organisation verfügbar sein.
Versenden eines Dokuments zum Signieren mithilfe einer Nachrichtenvorlage
Um eine Nachrichtenvorlage beim Versenden eines zu signierenden Dokuments zu verwenden, wählen Sie diese Vorlage aus der Liste aus. Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail, in der er über das zu signierende Dokument informiert wird.
