Szablon wiadomości jest to wiadomość którą można użyć w trakcie nadawania dokumentu. Ułatwia i przyspiesza ona wysyłanie dokumentu nadawcy, który często w ramach danego procesu nadaje te same dokumenty do różnych osób.
Oznacza to, że nadawca nie musi za każdym razem tworzyć oddzielnej wiadomości mailowej, w której wyjaśnia, jaki dokument przesyła i co odbiorca powinien z nim zrobić, tylko korzysta z wcześniej przygotowanego szablonu wiadomości.
Kto i gdzie może tworzyć szablon wiadomości?
SuperAdmin posiadający konto PREMIUM, może je tworzyć wybierając z listy rozwijalnej zakładkę "Ustawienia".
A następnie klikając w lewym dolnym rogu w "Szablony wiadomości".
Formatowanie szablonu wiadomości
Aby rozpocząć tworzenie i formatowanie szablonu wiadomości, należy klikną w przycisk "Utwórz nowy szablon".
Każdy szablon musi mieć tytuł i treść. Opcjonalnie może mieć też etykietę.
Dostępne opcje formatowania to:
- punktowanie
- pogrubienie
- kursywa
- podkreślenie
Usuwanie szablonu wiadomości
Jeżeli chcesz usunąć szablon wiadomości:
1. Wybierz szablon wiadomości, który chcesz usunąć, a następnie kliknij w ikonę kosza.
2. Potwierdź swoje żądanie, klikając w czerwony przycisk "Usuń szablon".
Jeśli usuniemy szablon wiadomości, zniknie on z listy szablonów, natomiast nie zniknie on z wersji roboczej dokumentu, jeśli użyliśmy go za nim szablon został usunięty.
Oznaczanie szablonu wiadomości etykietą
Szablon wiadomości możemy oznaczyć etykietą, jeśli chcemy, aby tylko określona grupa widziała dany szablon. Np. chcemy, żeby dany szablon był używany tylko w określonym procesie biznesowym.
Aby to zrobić, wystarczy w procesie tworzenia szablonu, wybrać etykietę, jaką ma być oznaczony szablon.
Jeśli usuniemy etykietę, którą oznaczony jest szablon, będzie on dostępny dla wszystkich w organizacji.
Wysyłanie dokumentu do podpisu z wykorzystaniem szablonu wiadomości
Aby użyć szablonu wiadomości podczas procesu nadawania dokumentu do podpisu, należy wybrać z listy wybrany szablon. Odbiorca automatycznie otrzyma wiadomość w mailu powiadamiającym o oczekującym dokumencie do podpisu.
