Pracujesz w dziale HR? Potrzebujesz podpisać wewnętrzny dokument kadrowy? Zastanawiasz się, czy podpiszesz go na platformie Autenti? Zobacz naszą tabelę i sprawdź, jak podpisać dokument, by był wiążący.
| Rodzaj umowy/dokumentu |
Możliwość podpisania na platformie Autenti TAK/NIE |
Opis |
| Zakres obowiązków | TAK |
Zakres obowiązków może zostać przekazany pracownikowi w dowolny sposób. |
| Regulamin pracy | TAK | Regulamin wchodzi w życie w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Do jego podpisania można wykorzystać e-podpis Autenti. |
| Regulamin wynagradzania, regulamin premiowania | TAK | Regulamin wchodzi w życie w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Do jego podpisania można wykorzystać e-podpis Autenti. |
| Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych | TAK |
Upoważnienie może zostać podpisane przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych | TAK |
Klauzula może zostać podpisana przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP | TAK | Pod zaświadczeniem wymagany jest własnoręczny podpis organizatora szkolenia. W takim przypadku konieczne będzie zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Skierowanie na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie | TAK |
Pod skierowaniem wymagany jest podpis pracodawcy. Wymaga jest forma pisemna, pod rygorem nieważności, dlatego konieczne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Umowa ubezpieczenia | TAK |
Dokumenty związane z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia mogą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisane e-podpisem Autenti. |
| Dokumentacja dotycząca ubezpieczenia grupowego | TAK |
Dokumenty związane z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia mogą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisane e-podpisem Autenti. |
| Polityka szkoleniowa | TAK |
Do podpisania polityki szkoleniowej można wykorzystać e-podpis Autenti. |
| Pełnomocnictwo dla pracownika lub zleceniobiorcy | TAK |
Jeśli czynności prawne, dla których udzielono pełnomocnictwa wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, niezbędny dla udzielenia pełnomocnictwa jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Natomiast, jeżeli czynności prawne, dla których udzielono pełnomocnictwa wymagają innej formy szczególnej: aktu notarialnego, poświadczenia notarialnego podpisu lub daty pewnej, niezbędna dla udzielenia pełnomocnictwa jest ta szczególna forma - nie można wówczas posłużyć się formą elektroniczną. |
| Karty przydziału | TAK |
Dokument może być wydawany przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Polecenie wyjazdu służbowego | TAK |
Dokument może być wydawany przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Rozliczenie delegacji | TAK |
Dokument może być zawarty między stronami przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Wniosek urlopowy | TAK |
Dokument może być podpisany przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Zawiadomienie o nieobecności w pracy | TAK |
Zawiadomienie może nastąpić przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Karta ewidencji czasu pracy | TAK |
Dokument może być prowadzony w zwykłej postaci elektronicznej, przy wykorzystaniu e-podpisu Autenti. |
| Protokół zdawczo-odbiorczy | TAK |
Protokół może być podpisany przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Rachunek wykonawcy lub zleceniobiorcy | TAK |
Rachunek może być podpisany przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Przyznanie nagrody | TAK |
Przyznanie nagrody może nastąpić w dowolnej formie, przy czym przepisy prawa wymagają zachowania w aktach osobowych pracownika dokumentów dotyczących przyznania nagrody. |
| Wymierzenie kary porządkowej | TAK |
Wymierzenie kary porządkowej może nastąpić w dowolnej formie. Natomiast zawiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej powinno mieć formę pisemną, do zawiadomienia konieczne jest więc zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| PIT-11, PIT-40 | TAK |
Powołując się na interpretacje organów skarbowych, rozliczenie można wysłać drogą elektroniczną, przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Ankiety pracownicze | TAK |
Dla ankiet pracowniczych wystarczy e-podpis Autenti. |
| Opinia o pracowniku | TAK |
Dla opinii o pracowniku można wykorzystać e-podpis Autenti. |
| Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych | TAK |
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 ust. 9 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) musi mieć formę pisemną, w tym formę elektroniczną - co na gruncie ustawodastwa europejskiego należy rozumieć jako "utrwalenie tekstem". |
| Orzeczenie lekarskie | TAK |
Pod orzeczeniem lekarskim wymagana jest pieczątka i własnoręczny podpis lekarza. Jeden egzemplarz orzeczenia przekazywany jest pracodawcy, drugi pracownikowi. W tym wypadku konieczne jest zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Świadectwo pracy | TAK |
Pod świadectwem wymagany jest własnoręczny podpis pracodawcy/osoby działającej w imieniu pracodawcy, konieczne jest więc zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| List referencyjny | TAK |
Do podpisu listu referencyjnego można wykorzystać E-podpis Autenti. |
| Zgoda na potrącenie z pensji | TAK |
Zgoda na potrącenie z pensji powinna być wyrażona w formie pisemnej i może zostać podpisana przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. |
| Zaświadczenia dla pracowników | TAK |
Zaświadczenie może zostać wydane w dowolnej formie, czyli przy użyciu e-podpisu Autenti. |
| Wypowiedzenie umowy o pracę | TAK |
Wypowiedzenie umowy o pracę oraz jej rozwiązanie bez wypowiedzenia musi być złożone w formie pisemnej. Ponieważ forma pisemna nie jest jednak zastrzeżona pod rygorem nieważności, a jedynie dla celów dowodowych wypowiedzenie będzie skuteczne, ale zwolniony będzie mógł je kwestionować przed sądem pracy. |